POSTE OCCUPÉ : ASSISTANTE DE DIRECTION

J’occupe le poste d’Assistante de Direction dans le service Direction du Développement Entreprises et International au sein de la direction centrale de la société Oxxxx. 

La Direction centrale compte 140 collaborateurs et comprend 4 sous-directions dont :

• Développement commercial en région
• Direction commercial national
• Direction commercial international
• Service Marketing

J’exerce ma fonction sous la responsabilité directe du Directeur du service du Développement Entreprises et International. Je représente l'interface entre les différentes directions de l'entreprise et la nôtre.

Je suis chargée entre autres de gérer les tâches administratives, gérer les relations clients et fournisseurs, gérer le planning et les rendez-vous du directeur. Je m'assure aussi du bon fonctionnement du service en anticipant les besoins matériels, fonctionnels et logiciels des collaborateurs.

Mes activités sont évaluées par le Directeur. Il me soumet des demandes spécifiques qui nécessitent réactivité et prises d'initiatives. Il contrôle et évalue mes objectifs lors d'entretiens individuels hebdomadaires ou mensuels.

Toutefois, je reste autonome dans l'organisation de mon travail et la prise de décision sur certains sujets. Mes marges de manœuvre sont toutefois limitées concernant l'aspect budgétaire et les sommes à engager.

L'évolution du poste

Mes prérogatives et les limites de mon poste n'ont cessé d'évoluer. Je suis arrivée dans la société en tant que Responsable de l’accueil, chargée de :

• Gérer les plannings de réservation
• Accueillir les visiteurs
• Aider aux démarches logistiques

Au bout de 6 mois, au regard de mes réalisations et de mon tempérament volontaire et réactif, un poste d’Assistant de Direction m’a été proposé. J’ai alors eu la charge de :

• Gérer les congés des collaborateurs
• Gérer les budgets
• Organiser les rendez-vous et réunions
  
• Traiter toutes les tâches administratives du service.

En quelques mois, je suis passée de l'accueil et standard à la gestion de l'agenda du Directeur de service et 5 autres personnes. 

Pour faire face à cette évolution, j'ai réorganisé mon temps de travail sur chaque activité en fonction de la priorité des dossiers à réaliser, en créant un planning quotidien sur Outlook.

De plus, j’ai bénéficié de formations aux logiciels de gestion des achats, des ressources humaines et de bureautique.

Ces nouvelles fonctions m'ont aussi permis d'introduire des changements dans les procédures de travail. Par exemple, avant mon arrivée les enveloppes budgétaires étaient gérées uniquement par les Directeurs.

À chaque dépense engagée, ils devaient obligatoirement donner leur accord, même sur des petits montants. Mais ceux-ci manquaient de temps pour réellement prendre cette tâche en charge. Cela engendrait de nombreux retards dans le règlement des fournisseurs.

Cette mauvaise organisation a engendré la perte de nombreux fournisseurs en raison du long délai de traitement des factures.

J’ai donc proposé de mettre en place une nouvelle procédure de règlement des factures :

• Créer un tableau de suivi des factures et de leur échéance de règlement
• Ramener le délai de paiement de 60 à 30 jours date de facture
• Déplacer les accords de paiement des directeurs vers le service comptabilité

Ces propositions ont soulagé les directeurs de cette tâche non indispensable pour eux, de renforcer les liens de confiance avec nos fournisseurs et d'avoir une meilleure gestion de nos paiements.

Mes compétences acquises

Mon poste d'Assistante de Direction m'amène aussi à assurer des fonctions d'encadrement sur une équipe de 30 personnes (chef de projet, responsable d’affaires) en l’absence du directeur. 

C'est à dire que je suis chargée de contrôler leur présence et répondre à leurs éventuelles demandes de signature de contrat, transmission de documents et demande de congés.

Cette fonction d'Assistante de Direction me permet d'assurer mon rôle de support et d'appui au Directeur tout en développant mes compétences professionnelles au quotidien.