Poste occupé : Assistante export

Mon unité de travail est le service administration des ventes export. Mon unité de travail est spécialisée dans la gestion des commandes à l’international.

L’équipe est composée de 8 personnes :

• 1 responsable.
• 7 collaborateurs.

Notre unité de travail est en lien avec :

• L’entrepôt pour préparer et livrer les commandes.
• Le service comptabilité pour faire le suivi des factures.
• Le service commercial pour des échanges d’informations.

Mon rôle consiste à traiter les commandes, les livraisons et la facturation à l’export. Cela consiste à saisir les commandes, à organiser la
livraison chez le transitaire ou le client final. J’effectue le même travail que mes collaborateurs. La différenciation se fait selon le portefeuille client.

A ce poste, je suis en relation directe avec la responsable du service qui évalue et contrôle mon travail. Par ailleurs, je suis totalement
autonome dans la gestion de mes dossiers.

J'ai eu à faire face à des changements majeurs dans mon emploi, comme une évolution organisationnelle. Lorsque j’ai intégré
le service export, nous étions 4 personnes : 3 collaborateurs et 1 responsable. Au bout d’un an, après le départ des 3 autres personnes, je me suis retrouvée à faire le travail de 4 personnes.

Pour faire face à ce changement, j’ai dû réorganiser mon travail. Je gérais en premier lieu les urgences et les priorités. Pour ne pas prendre de retard dans mes dossiers, j’ai réaménagé mes horaires : j’ai fait des heures supplémentaires. Je m’organisais pour travailler en dehors des horaires habituels de bureaux. Je me suis formé aux spécificités de la logistique et du transport international, comme les incoterms, les TVE étrangères, les démarches aux douanes ou encore les documents de transport à l'international.

Pendant les deux mois où je me suis retrouvée seule, j’ai du gérer tous les dossiers du service. Deux personnes ont ensuite été recrutées pour m’épauler. A la suite de cela, j’ai proposé une nouvelle répartition des portefeuilles clients. J’ai réparti les laboratoires entre les trois collaborateurs en fonction de leurs tailles et de leurs volumes de commandes.

Pendant 2 mois j’étais complètement autonome. J’ai assumé sans responsable la charge d’un service qui compte aujourd’hui 8 personnes.

J’ai formé et encadré 5 personnes. Je leur ai expliqué les tâches, les méthodes, les procédures et le fonctionnement de l’entreprise.